Tujuan dan Fungsi Notulen dalam Rapat

Tujuan dan Fungsi serta Contohnya

Anams.id – Notulen dalam sebuah rapat atau pertemuan memiliki peranan yang sangat penting. Notulen atau catatan tertulis ini berfungsi untuk memberikan gambaran tentang jalannya rapat, termasuk hasil diskusi dan keputusan yang telah disepakati bersama.

Untuk menjadi notulis yang profesional, maka kami akan kita akan membahas lebih lanjut tentang tujuan dan fungsi notulen, serta contoh notulen dari sebuah rapat, simak sampai akhir artikel berikut

Tujuan Notulen

Tujuan dari pemberian notulen kepada peserta rapat adalah untuk memberikan gambaran tertulis tentang jalannya rapat dan hasil diskusi yang telah disepakati bersama. Notulen ini berisi informasi tentang waktu, tempat, peserta rapat, jalannya rapat, dan kesimpulan dari rapat tersebut.

Fungsi Notulen

Notulen memiliki beberapa fungsi yang penting dalam sebuah rapat, antara lain:

1. Sebagai bukti telah diadakannya rapat
Notulen berfungsi sebagai bukti bahwa rapat telah diadakan. Notulen ini dapat digunakan untuk kepentingan arsip atau dokumentasi.

2. Sebagai manometer atau ukuran kesuksesan rapat
Notulen dapat menjadi ukuran atau manometer dalam menilai kesuksesan sebuah rapat. Dari notulen tersebut, dapat diketahui apakah rapat telah mencapai tujuannya atau tidak.

3. Sebagai alat evaluasi
Notulen juga dapat menjadi alat evaluasi dalam mengevaluasi kinerja dari para peserta rapat. Dalam notulen tersebut, terdapat informasi tentang siapa saja yang bertanya dan mengutarakan ide, sehingga dapat menjadi bahan evaluasi bagi para peserta rapat.

4. Sebagai alat komunikasi
Notulen juga dapat menjadi alat komunikasi antara peserta rapat yang tidak bisa hadir dengan peserta rapat yang hadir. Dengan membaca notulen, peserta rapat yang tidak bisa hadir dapat mengetahui informasi tentang jalannya rapat dan hasil diskusinya.

Tabel Notulen

Notula atau notulen umumnya dibuat dalam bentuk tabel atau daftar dengan informasi yang terstruktur. Informasi yang tercantum dalam notula atau notulen antara lain adalah:

1. Waktu dan tempat sidang atau rapat
2. Acara atau agenda sidang atau rapat
3. Nama-nama peserta yang hadir
4. Poin-poin penting yang dibahas dan hasil keputusan yang diambil

Contoh Notula (Notulen)

Berikut ini adalah contoh notula atau notulen sidang atau rapat yang dilakukan oleh panitia houl Akbar Sunan Kalijaga Kota Demak pada tanggal 1 April 2010.

Rapat Panitia Houl Akbar Sunan Kalijaga Kota Demak
Hari/tgl: 1 April 2010
Jam Sidang/Rapat: 20:00 WIB

Acara:

• Pembukaan
• Sambutan
• Acara Inti
• Penutup
  Pimpinan/Peserta Sidang Rapat

Ketua: Drs. H. Amin Taufiq
Wakil Ketua: K.H. Mahmud Sihab
Sekretaris: Hj. Rosidah
Pencatat: K.H. Agus Junaidi
Peserta:

1. Kepala Jama’ah Al-Hidmah Jawa Tengah
2. Bupati Kota Demak
3. Jama’ah Al-Hidmah Kota Demak
4. Taimir masjid agung Demak

Kegiatan Sidang/Rapat

1. Menentukan tempat dan waktu pelaksanaan
2. Menentukan tugas panitia
3. Menentukan anggaran dana
4. Menentukan tempat penginapan bagi jama’ah luar kota

Dalam contoh notula atau notulen di atas, kita dapat melihat bahwa informasi yang disampaikan dalam bentuk tabel dengan informasi yang terstruktur dengan jelas. Hal ini memudahkan pembaca untuk memahami informasi yang disampaikan dalam notula atau notulen tersebut.

Dalam membuat notula atau notulen, penting bagi kita untuk mengikuti bentuk yang telah ditetapkan dan memastikan informasi yang disampaikan dalam notula atau notulen tersebut lengkap dan akurat. Dengan begitu, notula atau notulen yang kita buat dapat menjadi acuan atau dokumentasi yang berguna untuk kegiatan atau pertemuan selanjutnya.

Notulen merupakan dokumen penting yang berfungsi sebagai bahan acuan atau dokumentasi kegiatan dalam sebuah sidang atau rapat. Notulen dibuat dengan tujuan untuk memastikan informasi penting yang disampaikan dalam sidang atau rapat dapat terekam dan terdokumentasi dengan baik.

Dalam membuat notulen, kita harus memastikan informasi yang disampaikan lengkap dan akurat serta mengikuti bentuk yang telah ditetapkan.

Dengan membuat notulen atau notula yang baik, kita dapat memastikan bahwa setiap informasi yang disampaikan selama sidang atau rapat terdokumentasi dengan baik dan dapat dijadikan acuan untuk kegiatan atau pertemuan selanjutnya***