NOTULA: Pengertian, Fungsi, dan Jenisnya

 Pengertian, Fungsi, dan Jenis Notula

Anams.id – Notula atau catatan rapat adalah dokumen penting yang sering digunakan sebagai sumber informasi atau bukti dalam sebuah pertemuan atau persidangan. Notula berisi rangkuman pembicaraan dan keputusan yang dibuat selama rapat berlangsung, serta berfungsi sebagai pedoman untuk rapat berikutnya.

Selain itu, notula juga dapat digunakan sebagai alat bukti di pengadilan dan sebagai sumber informasi bagi peserta rapat yang tidak hadir. Pada kesempatan ini, kita akan membahas lebih dalam tentang notula, termasuk definisi, fungsi, dan jenis-jenisnya.

Definisi Notula

Notula merupakan suatu ringkasan tentang jalannya persidangan (rapat) serta semua hal penting yang dibicarakan dan hasil dari putusan rapat. Orang yang bertanggung jawab untuk membuat notula disebut sebagai notulis. Notula biasanya dibuat pada saat rapat atau pertemuan dan berfungsi sebagai sumber informasi atau dokumen otentik.

Fungsi Notula

Fungsi notula sangat penting karena berfungsi sebagai alat bukti di pengadilan, sumber informasi untuk peserta rapat yang tidak hadir, pedoman untuk rapat berikutnya, alat pengingat untuk peserta rapat, dan dokumen yang harus disusun dengan rapi sesuai dengan sistem pengarsipan.

Dalam hal ini, fungsi notula dan fungsi notulis memang berbeda, meskipun keduanya saling terkait dan memegang peran yang sangat penting dalam sebuah rapat. berikut meruapakan fungsi dari notula

1. Sebagai Bukti Hukum
Notula dapat digunakan sebagai alat bukti di pengadilan. Misalnya, untuk pendaftaran suatu organisasi, perubahan bentuk atau penutupan organisasi, dan membuktikan apakah suatu tugas telah dilaksanakan atau tidak.

2. Sebagai Sumber Informasi untuk Peserta Rapat yang absen
Meskipun peserta tidak dapat hadir, mereka tetap harus mengetahui isi rapat dan hasil keputusan yang diambil.

3. Sebagai Panduan untuk Rapat Berikutnya
Notula rapat sebelumnya dapat menjadi panduan untuk rapat berikutnya, terutama jika ada tindak lanjut yang harus diambil.

4. Sebagai Pengingat untuk Peserta Rapat
Notula hasil rapat biasanya dibacakan pada pembukaan rapat selanjutnya sebagai pengingat bagi para peserta.

5. Sebagai Dokumen
Notula merupakan dokumen yang harus disusun dengan rapi dan kronologis, serta dijilid secara rapi dan disimpan dengan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.

6. Sebagai Alat untuk Rapat Semu
Notula juga dapat digunakan sebagai alat untuk rapat semu atau rapat yang tidak pernah dilaksanakan. Biasanya, notulis akan berkonsultasi dengan ahli hukum sebelum menyusun notula.

Jenis-Jenis Notula

1. Notula Harfiah
Notula harfiah merupakan laporan atau pencatatan asli tanpa menambah atau mengurangi kata lain dari apa yang disampaikan pada seluruh pembicaraan dalam suatu rapat. Notula harfiah kebanyakan bentuknya seperti sebuah dikte atau catatan stenografi, tulisan yang sama persis dengan hasil rekaman, dan gabungan dari dikte serta tulisan hasil rekaman.

2. Notula Rangkuman
Notula rangkuman adalah laporan yang berisi tentang ringkasan pembicaraan dalam rapat. Dalam hal ini notulis dituntut harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan yang relevan dengan tema dan tujuan rapat. Hal-hal yang tidak relevan tidak perlu dicantumkan dalam notula rapat.

Kesimpulannya, notula adalah catatan singkat yang berisi informasi penting dari pertemuan atau rapat yang telah dilakukan. Fungsi notula adalah sebagai dokumentasi acara, alat evaluasi, alat komunikasi, dan alat bantu tindak lanjut.

Dalam pembuatan notula, perlu dilakukan dengan cepat, tepat, dan jelas agar memudahkan pembaca dalam memahami informasi yang disampaikan.

Notula juga harus memiliki struktur yang teratur dan rapi agar mudah dicari kembali jika dibutuhkan. Sebagai seorang notulis yang profesional haru memperhatikan keterampilan dalam penulisan dan kecepatan mengetik sangat diperlukan untuk menghasilkan notula yang baik dan efektif.

Contoh Notula

Tambahan, kami akan memberikan contoh penulisan notula yang baik. Berikut merupakan Notula Rapat RW Mengenai Kesehatan Lingkungan di RW 07

Hari/Tanggal: Selasa, 1 Maret 2023
Waktu: 19.00 – 21.00 WIB
Tempat: Aula RW 07

Pembukaan:
Rapat dimulai pada pukul 19.05 WIB dengan dihadiri oleh Ketua RW, Wakil Ketua RW, Bendahara, Sekretaris, serta beberapa warga RW lainnya.

Agenda:

Pembukaan rapat
Laporan kesehatan lingkungan RW
Penyampaian usulan peningkatan kesehatan lingkungan RW
Penutupan rapat
Hasil Rapat:

Ketua RW membuka rapat dan memberikan sambutan singkat mengenai pentingnya menjaga kesehatan lingkungan di lingkungan RW 07.
Sekretaris menyampaikan laporan kesehatan lingkungan RW, yaitu:
a. Ada peningkatan jumlah sampah yang tidak terkelola dengan baik di lingkungan RW.
b. Beberapa warga terkena penyakit kulit karena faktor lingkungan.
c. Beberapa warga mengeluhkan bau tak sedap dari sejumlah tempat di RW.
Warga RW membahas beberapa usulan peningkatan kesehatan lingkungan, di antaranya:
a. Meningkatkan pengelolaan sampah dengan cara mengadakan tempat sampah yang cukup dan mengajak warga untuk memilah sampah.
b. Melakukan fogging untuk mengatasi nyamuk dan serangga lain yang dapat menimbulkan penyakit kulit.
c. Menjalin kerja sama dengan pihak keamanan untuk memeriksa kesehatan hewan peliharaan warga.
d. Menjaga kebersihan saluran pembuangan air agar tidak menyebabkan bau tak sedap.
Rapat ditutup pada pukul 20.50 WIB dengan kesepakatan untuk segera mengambil tindakan yang diperlukan guna meningkatkan kesehatan lingkungan di RW 07.
Mengetahui,
Ketua RW 07
Sekretaris RW 07

Demikian penjelasan tentang notula, semoga kalian dapat memahaminya, dan mampu membuat sebuah notula yang baik dan benar. Terima Kasih***